TOM-Konzept

Technische und organisatorischen Maßnahmen

Die vorliegende Ausarbeitung betrifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu treffen hat, um die Sicherheit dieser Daten sicherzustellen. Sie muss zwingend überarbeitet werden und darf auf keinen Fall ohne eine intensive Beschäftigung mit ihr eingesetzt werden.

Technische und organisatorischen Maßnahmen sind auf Verlangen dem betrieblichen (auch externen) Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls auch den Aufsichtsbehörden vorzulegen. Sie dienen außerdem den Verantwortlichen dazu, die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters auf einen ausreichenden Schutz der personenbezogenen Daten zu prüfen, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen verarbeitet.

Hinweis zum Gebrauch

Die vorliegenden TOM sind so aufgebaut, dass sie den Artikeln der DS-GVO folgen. Bitte lesen Sie jeden einzelnen Punkt durch und vergleichen ihn mit der Situation in Ihrem Unternehmen. Ist es genau so, wie beschrieben, können Sie den Punkt übernehmen, ist es etwas anders, ändern Sie bitte die Beschreibung entsprechend. Trifft der Punkt auf Ihr Unternehmen nicht zu – beispielsweise „Klimaanlage im Serverraum“, wenn Sie gar keinen Serverraum haben – löschen Sie ihn bitte ganz. Haben Sie eine Maßnahme umgesetzt, die hier nicht erwähnt wird, vermerken Sie diese Maßnahme bitte an passender Stelle in den TOM. So kommen Sie zu einem individuellen TOM-Konzept.

Wenn Sie alles verstanden haben, können Sie diesen Text bis hierher löschen und das Dokument unter einem für Sie passenden Namen in Ihrem Datenschutzordner speichern.

 

Anlage Technische und organisatorische Maßnahmen

1.Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO)

• Zutrittskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

 

• Bereiche sind in verschiedene Sicherheitsbereiche unterteilt
• Zugänge sind gegen unbefugten Zugang gesichert
• Alarmanlage (Einbruchmeldesystem)
• Zugangsauthentisierung (Schlüsselregelung, Chipkartensystem)
• Sicherheitsschlösser
• Besucherregelung (Begleitung, Besucherausweis, Protokollierung)
• Sicherheits- und Wachdienst (Wochenende);

• Zugangskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.

• • Zugangsschutz zu allen DV-System durch Benutzerauthentisierung
  • Es existieren Passwortkonventionen
  • Authentisierung mit Benutzername / Passwort
  • Zuordnung von Benutzerrechten
  • Sperren von externen Schnittstellen (USB etc.)
  • Erstellung und Zuordnung von Benutzerprofilen
  • Einsatz von Anti-Viren-Software
  • Einsatz einer Hard- und Software-Firewall
  • Verschlüsselung (bei entsprechendem Bedarf);

• Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

• Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert
• Regelungen und Verfahren zum Anlegen, Ändern und Löschen von Berechtigungsprofilen
• Prozess zur Beantragung, Genehmigung, Vergabe und Rückgabe von Zugriffsberechtigungen ist implementiert
• Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• Einsatz von Aktenvernichtern
• Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
• Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern;

 

• Trennungskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

• Trennung von Produktiv und Testsystem
• Es werden nur solche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet die unmittelbar dem eigentlichen Zweck dienen.
• Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern
• Technische und Operative Regelung und Maßnahmen zur Sicherstellung der getrennten Verarbeitung;

Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen; Bitte beschreiben, so vorhanden. Ansonsten komplett löschen!

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO)

• Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

• Es findet eine Protokollierung statt
• Die Festlegung ist dokumentiert und den betroffenen Mitarbeitern bekannt
• Die Verbindung zu den Backendsystemen ist geschützt
• Es existiert eine Verfahrensregelung über den Einsatz von Datenträgern
• Datenträgerverwaltung – Durchführung regelmäßiger Bestandskontrollen
• Es gibt Regelungen zur datenschutzkonformen Vernichtung von Datenträgern.
• Die Vernichtung wird dokumentiert.
• Bei Übertragungen werden dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren eingesetzt;

• Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

• Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (Protokollierung)
• Es existiert eine Dokumentation der Eingabeberechtigungen;

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO)

• Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

• Es existiert ein Backup-Konzept
• Verantwortliche Personen und Vertreter sind benannt
• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
• Klimaanlage im Serverraum
• Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverraum
• Regelmäßige Prüfung von Notstromaggregat und Überspannungsschutzeinrichtung sowie permanente Überwachung der Betriebsparameter
• Lagerung von Datensicherungen in feuer- und wassergeschützten Datensicherheitsschränken, bzw. zusätzlich extern;

 

• Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
  • Datenschutz-Leitlinien sind vorhanden;
  • Vorfalls-Reaktionsplan;
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO);
  • Auftragskontrolle