Aufbau eines Verarbeitungsverzeichnisses nach der DS-GVO

Über das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ gibt es viele Schauermärchen im Internet zu lesen. Es sei viel zu kompliziert. Es sei ein Bürokratiemonster. „Die da“ in Europa könnten sich überhaupt nicht vorstellen, wie viele Stunden, ja Wochen man daran arbeiten müsse…

Dabei hilft ein einfacher Blick in das Gesetz, um erstaunt festzustellen, dass das „Verarbeitungsverzeichnis“, wie es vereinfacht genannt wird, genau 8 Einträge pro Tätigkeit verlangt:

Nach meiner Erfahrung fällt es den Menschen erstaunlich leicht, den Rest des Verzeichnisses selbst in wenigen Minuten zu erstellen, nachdem sie mit mir gemeinsam die ersten zwei Einträge erstellt haben. Das Ausfüllen der wenigen geforderten Zeilen ist dabei meist nicht das größte Hindernis.

Wie lässt sich also die Hürde der ersten zwei Einträge ohne teure persönliche Beratung durch einen Datenschutz-Praktiker nehmen? Die folgende Checkliste soll Ihnen dabei eine praktische Unterstützung sein.

Zuvor sollten wir noch kurz klären, was eigentliche eine zu beschreibende Verarbeitung personenbezogene Daten ist. Denn daran scheitern nach meiner Erfahrung die meisten Menschen, weil ihnen dieser Begriff viel zu Abstrakt ist. Verarbeitungen personenbezogener Daten sind beispielsweise:

Um sich ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen schlage ich Ihnen vor, dies in Form einer Excel-Tabelle zu tun. In diese tragen Sie den Verantwortlichen ein, dessen Kontaktdaten sowie die entsprechenden Daten eines eventuellen Datenschutzbeauftragten (Grundeinträge). In die Spaltenüberschriften gehören die oben aufgezählten 8 Einträge. Eine Spalte für die Daten der Überprüfungen gehört in jedes Verarbeitungsverzeichnis. Zu den Daten sollten Sie Namenskürzel dazuschreiben, damit später nachvollzogen werden kann, wer die Einträge vorgenommen bzw. überprüft hat. Ans Ende der Tabelle gehört eine Legende dazu.

Zu den einzelnen Einträgen:

 

 

Checkliste Verarbeitungsverzeichnis

 

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